zespol-inkubatorow.pl

Kolejna witryna oparta na WordPressie

Sposób na archiwum
Biznes

Sposób na archiwum – powierz to firmie zewnętrznej

Kierując firmą lub biurem warto wiedzieć, że przechowywanie i archiwizowanie dokumentów jest regulowane przez polskie prawo. Dokumenty zawierające dane osobowe nie mogą być kumulowane w szafach bez odpowiednich zabezpieczeń, ale z drugiej strony przechowywanie ich we właściwy sposób niesie pewne niedogodności. Jak im zapobiec? Bardzo interesującą opcją wydaje się outsorcing i przechowywanie dokumentów w firmie zewnętrznej.

Przechowywanie dokumentów zgodne z RODO

Z punktu widzenia prawa bezpieczne przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne. Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z danymi, istotny jest sposób oraz miejsce składowania akt. Dane osobowe są chronione prawem polskim oraz unijnym, dlatego tworzenie archiwum oraz przechowywanie dokumentów firmowych powinno odbywać się z zachowaniem przepisów zarówno Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego na temat danych – tzw. RODO, jak i polskiej Ustawy o ochronie danych osobowych. To pokazuje, jak istotną sprawą jest przechowywanie dokumentów. Warszawa jest miastem, w którym można znaleźć firmy profesjonalnie zajmujące się tworzeniem archiwów dla innych jednostek oraz niszczeniem dokumentów.

Kategoria A – przechowywanie dokumentów

Bezpieczne przechowywanie dokumentów wiąże się z koniecznością wydzielenia odpowiednich kategorii dokumentacji. Znana archiwistom kategoria A obejmuje wszystkie dokumenty, które muszą podlegać trwałej, wieczystej archiwizacji. Oznacza to, iż nie można ich zniszczyć. Będą to przede wszystkim:

  • księgi stanu cywilnego,
  • akta sądowe,
  • sprawozdania statystyczne dla GUS,
  • dokumentacja związana z inwentaryzacją,
  • plany oraz sprawozdania roczne finansowe,
  • dokumentacja techniczna.

Czy można niszczyć dokumenty z kategorii B?

Kategorię B stanowią dokumenty niearchiwalne, które po upływie określonego w przepisach czasu mogą zostać zniszczone. W tej właśnie kategorii znajdzie się większość dokumentów, z którymi mamy do czynienia w przedsiębiorstwach – są to księgi podatkowe, sprawozdania finansowe, faktury oraz dokumentacja związana z ZUS.

Niszczenie danych księgowych – jak i kiedy?

Dowody księgowe muszą być przechowywane przez okres 5 lat, ale dokumentacja kadrowo-płacowa – o wiele dłużej, bo aż pół wieku. W związku z różnicami w okresach przechowywania dokumentów stosuje się odpowiednie oznaczenia – np. B-5, B-50 i inne. Przechowywanie dokumentów w Warszawie przez firmę często zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek pamiętania o określonym czasie archiwizowania, ponieważ dokumentacja jest niszczona po upływie wskazanej liczby lat.

Przechowywanie dokumentów w Warszawie: Zewnętrzne archiwum w zasięgu ręki

Nie każde małe przedsiębiorstwo czy biuro może sobie pozwolić na wydzielenie odrębnego budynku na archiwum, a jednak mimo wprowadzenia komputerów, liczba papierowych wersji dokumentów raczej nie zmalała. Dokumentacja, która nie jest już potrzebna na miejscu może zostać przeniesiona, ale co wówczas gdy zwyczajnie brakuje miejsca oraz środków na utrzymanie archiwum, które przecież nie przynosi żadnego dochodu dla firmy?  Przedsiębiorstwo Ekoakta proponuje specjalną usługę, z której warto będzie skorzystać w takiej sytuacji – profesjonalne przechowywanie dokumentów.

Przechowywanie dokumentów w praktyce: co i jak?

Decydując się na skorzystanie z usługi firmy przedsiębiorca umawia się z Ekoakta na termin dostarczenia pudełek, w które to jego pracownicy będą mogli zapakować dokumentację do archiwum. Firma przetransportuje je do archiwum i będzie udostępniać pracownikom na życzenie w formach dla nich dogodnych – np. faksem, e-mailem, bezpośrednio.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *